巧用邮件合并批量制作统一格式的文档

巧用邮件合并批量制作统一格式的文档

公司里有时会遇到制作一批格式统一但内容稍有差异的文档，如年终给先进员工的感谢信或奖金通知书，人事部门要填写的用工合同等等，如果涉及人员多，我们就可以用邮件合并来完成这一工作。近期，梁山泊南山酒店掌柜旱地忽律朱贵又新招了近100名信息人员，宋江同意后，安排他尽快与这些人签定工作合同，合同格式如下。

　　由于要签合同的人太多，朱贵觉得用手工一个个修改填写，这样太耽误时间了。于是他向朱武请教，朱武告诉他可以邮件合并来解决这个问题。首先，在excel表中修改好这些人的信息，要包括合同中需要的姓名，驻地、待遇和合同期等这些项目，然后保存并关闭这个Excel文件。

　　其次，在word中录入合同模板，为要填写的信息留出适当位置。然后，在word中点击“邮件”选项卡“开始邮件合并”功能区的“开始邮件合并”，选中“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并”向导，首先选择文档类型为“信函”，然后点“下一步　开始文档”

　　在“选择开始文档”中选择“使用当前文档”，然后点“下一步 选择收件人”。在“选择收件人”中选择“使用现有列表”，然后点“浏览”，在“选择数据源”对话框中找到并打开刚才保存好的excel文件。然后进一步选择Excel工作簿文件中的工作表名（即指定我们的合同信息放在哪一个工作表中，以便Word能找到），选好后“确定”，打开“邮件合并收件人”对话框，可以对信息进一步修改，完成后“确定”，点“下一步 撰写信函”。

将光标定位在点在文档“乙方：”后，点击“撰写信函”中的“其他项目”，在“插入合并域”对话框中选中“姓名”，点插入，将姓名信息插入到文档中。用同样办法将“驻地”“待遇”“合同期”等信息插入。

然后点“下一步 预览信函”， word自动生成第一个人的合同供我们预览效果。经检查发现数字、日期格式与公司一贯格式不一致，需要进行修改。 按Alt+F9键，将文档中插入的信息全部显示为域格式。然后找到工资待遇后的域值，在其中插入 \#"#,##0",然后按ALT+F9键，然后再按F9键，这样就将数字格式改成了千分位显示。同样，在合同日期的域值中插入 \@"yyyy年M月d日",将日期改为按年月日格式显示。这里要注意的是，插入域值时前面的空格不能忘，另外日期格式中的月份M一定要大写（为了和分钟区别）。这样就修好了合同文档。

点“下一步 完成合并”，在“完成合并”中，选择“编辑单个信函”，在“合并到新文档”对话框中选择“全部”，点确定后，即自动生成所有人的合同文档。该工作任务便轻松完成了。